Whistleblowerpolitik

Whistleblowerpolitik

Onitio ønsker at opretholde en åben forretningskultur med høje etiske standarder i hele organisationen. For at lette indberetningen af ​​ulovlige handlinger eller forseelser har Onitio udarbejdet denne whistleblowerpolitik. Denne politik beskriver procedurerne for indberetninger og undersøgelser af indberetninger. Politikkens succes afhænger af alle medarbejderes og interessenters villighed til at stå frem og indberette bekymringer.

Alle med en relevant bekymring kan benytte whistleblowerordningen. Dette omfatter både nuværende og tidligere ansatte, leverandører, kunder eller endda tilskuere, der er vidne til uetiske eller ulovlige aktiviteter.

Indberetning af bekymringer ("whistleblowing") indebærer at rapportere enhver mistanke om eller potentiel (i) overtrædelse af loven, (ii) virksomhedspolitikker eller (iii) etiske normer, der er bredt accepterede i samfundet. For eksempel handlinger eller undladelser, der udgør:

• Fare for liv eller helbred
• Fare for klima eller miljø
• Korruption eller anden økonomisk kriminalitet
• Misbrug af autoritet
• Uacceptabelt arbejdsmiljø
• Brud på persondatasikkerhed
• Mobning, diskrimination eller chikane
• Mistanke om faktiske eller potentielle lovovertrædelser
• Andre uacceptable forhold i virksomheden, der påvirker medarbejdere, leverandører, kunder, virksomheden selv eller offentligheden generelt, eller forhold der kan skade virksomhedens omdømme.

Du har generel pligt til at lave en indberetning, hvis du har kendskab til strafbare handlinger, der kan bringe nogens liv eller helbred i fare, samt diskrimination eller chikane på arbejdspladsen.

Procedurer for whistleblowing

Du kan whistleblowe på fire forskellige kanaler:

• Du kan altid lave en indberetning til din nærmeste leder, din nærmeste leders leder eller People & Culture-afdelingen. Du kan også indberette til tillidsrepræsentanten, sikkerhedsrepræsentanten eller arbejdsmiljøudvalget. Bekymringer om den øverste ledelse kan indberettes til Legal Counsel og/eller til bestyrelsesformanden i Onitio Group AS.
• Du kan indberette via en dedikeret, krypteret, anonym rapporteringsportal lavet af Onitio Group i samarbejde med Advokatfirmaet Wiersholm AS. Whistleblowerportalen leveres af vores eksterne partner, Whistleblower Software. Indberetninger via portalen vil blive modtaget af Legal Counsel og Director People & Culture som vil behandle indberetninger og tage stilling til det videre forløb. Hvis disse er fraværende, vil indberetningen blive videresendt til Advokatfirmaet Wiersholm til en indledende vurdering. Oftest vil indberetningerne blive undersøgt og håndteret af den lokale People & Culture-afdeling i samarbejde med Legal Counsel. Læs mere om håndteringen af ​​indberetninger nedenfor.
• I tilfælde, hvor intern indberetning ikke er mulig eller hensigtsmæssig, kan whistleblowere vælge at indberette til offentlige myndigheder såsom politimyndigheder, tilsynsorganer eller andre relevante myndigheder.
• Whistleblowere kan også indberette bekymringer til offentligheden, f.eks. gennem medier, herunder sociale medier. Retten til at whistleblowe til offentligheden er betinget af, at medarbejderen handler i god tro. Desuden skal der være tale om en sag af offentlig interesse, og sagen skal tidligere have været indberettet internt og/eller eksternt til offentlige myndigheder, uden at sagen er blevet korrekt vurderet eller undersøgt, eller uden at der er blevet truffet passende foranstaltninger til afhjælpning. Kravet om, at en whistleblowing-indberetning først skal foretages internt og/eller eksternt til offentlige myndigheder, gælder, medmindre der er grund til at tro, at denne whistleblowing ikke vil være produktiv.

Retningslinjer for indberetning

Hvis du er i tvivl om, hvorvidt du skal indberette en bekymring, og du af forskellige årsager ikke ønsker at tage problemet op med din leder med personaleansvar, lederens leder eller sikkerhedsrepræsentanten i virksomheden, bedes du kontakte vores Director People & Culture Nordics eller Legal Counsel. Hvis du ikke ønsker at indsende en skriftlig indberetning kan du kontakte Director People & Culture Nordics eller Legal Counsel pr. telefon eller anmode om et møde.

Bekymringer vedrørende dine personlige ansættelsesforhold betragtes normalt ikke som whistleblowing. Det gælder f.eks. utilfredshed med løn, arbejdsbyrde og opgavefordeling, personalekonflikter, faglige uoverensstemmelser og personlige kontraktforhold. Vi beder dig tage sådanne sager op med din nærmeste leder eller din nærmeste leders leder, så det kan blive håndteret på det rette niveau internt.

Afvigelser fra procedurer og fejl i vores arbejdsmetoder skal indberettes via IMS. Du kan finde indberetningsformularen på dit lokale intranet.

Whistleblowere skal give en så detaljeret indberetning som muligt, herunder:

• En præcis beskrivelse af handlingen eller forseelsen.
• Navne på de involverede personer (hvis kendt).
• Datoer, tidspunkter og steder for forholdet.
• Understøttende dokumentation, beviser eller vidner.
• Deres egne kontaktoplysninger (hvis de ikke ønsker at være anonyme).

Whistleblowerens rettigheder

Virksomheden ønsker at beskytte whistleblowere, der indberetter i god tro, mod enhver form for repressalier eller negative konsekvenser. Whistleblowere, der står frem med ægte bekymringer, vil ikke blive udsat for diskrimination, chikane eller negative konsekvenser for deres ansættelsesforhold. Fortrolighed vil blive opretholdt i videst mulige omfang.

Repressalier mod whistleblowere er strengt forbudt og vil blive mødt med disciplinære foranstaltninger, op til og inklusive opsigelse af kontrakt. Enhver ugunstig handling, praksis eller ufordelagtig behandling som en konsekvens af eller som svar på whistleblowerens indberetning vil blive betragtet som gengældelse.

Bevidst indberetning af forkerte eller vildledende oplysninger betragtes som indberetning i ond tro og er ikke beskyttet af disse whistleblowerrettigheder. En anmeldelse i ond tro kan tværtimod medføre disciplinære sanktioner op til og med afskedigelse.

Onitios håndtering af indberetninger

Alle indberetninger bliver undersøgt hurtigt og grundigt. Alvorlighedsgraden af forseelsen vil påvirke kompleksiteten af vurderingen, undersøgelsen og de eventuelt afhjælpende foranstaltninger. Her er, hvad du skal vide om processen:

• Alle henvendelser bliver taget seriøst.
• Indberetteren modtager indenfor rimelig tid en bekræftelse på, at deres indberetning er modtaget. Bekræftelsen vil indeholde information om hvordan sagen vil forløbe og hvor lang tid processen estimeres til at tage.
• Den berørte person (den person, som whistleblowerens indberetning evt. omhandler) skal som hovedregel orienteres om indberetningens indhold og have mulighed for at fremlægge sin side af sagen.
• Arbejdsgiveren skal så vidt muligt behandle indberetningen uden at afsløre whistleblowerens identitet til andre end dem, der har behov for eller ret til en sådan viden.
• Persondatalovens regler om ret til information og indsigt for whistlebloweren og den anmeldte vil blive respekteret under behandlingen af sagen. De indberettede personer har ret til at kende whistleblowerens identitet, medmindre der er grundlag for undtagelse i henhold til persondatabeskyttelsesreglerne.
• Arbejdsgiveren skal iværksætte passende undersøgelser og sikre, at sagen er belyst tilfredsstillende, før der træffes en afgørelse.
• Arbejdsgiveren skal overveje, om det er nødvendigt at iværksætte foranstaltninger for at beskytte de involverede parters interesser, indtil der træffes en afgørelse i sagen.
• Og der skal træffes en beslutning om, hvorvidt der er sket kritisable handlinger eller undladelser.
• Parterne skal underrettes om resultatet så hurtigt som muligt.
• Hvis det er relevant, skal arbejdsgiveren gennemføre afhjælpende foranstaltninger.