Brug af personoplysninger

1 Dataansvarlig

Denne politik om beskyttelse af personlige oplysninger omhandler hvordan vi indsamler og behandler personoplysninger. ONITIO DANMARK A/S, repræsenteret ved den administrerende direktør, er dataansvarlig for behandlingen af personoplysninger.

Kontaktoplysninger:
ONITIO DANMARK A/S
Adresse: Telegrafvej 4, 2., 2750 Ballerup, Danmark
CVR-nummer: 20247800
E-mail: kundecenter.dk@onitio.com

Vi tager dit privatliv alvorligt og vi har truffet foranstaltninger for at sikre, at du ved hvordan vi behandler dine data og hvilke rettigheder du har. Hvis du har spørgsmål, så tøv ikke med at kontakte os.


2 Dine rettigheder

Du er velkommen til at kontakte os hvis du har spørgsmål eller ønsker at udøve dine rettigheder. Du kan forvente at modtage et svar inden for 30 dage. For mere information henvises til Datatilsynets hjemmeside.

• Adgang til og berigtigelse af dine data: Du kan anmode om en kopi af alle de oplysninger vi behandler om dig og bede os om at rette unøjagtige oplysninger.
• Sletning eller begrænsning: Du kan anmode os om at slette og/eller begrænse behandlingen af visse af dine oplysninger, men vi kan ikke slette data som vi er juridisk forpligtede til at behandle.
• Indsigelse mod behandling: Hvis vi behandler dine oplysninger baseret på legitime interesser, har du ret til at gøre indsigelse mod det.
• Dataportabilitet: Hvis vi behandler dine oplysninger baseret på samtykke eller en kontrakt, kan du bede os om at overføre dine data til dig eller en anden dataansvarlig.
• Du har til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage.
• Hvis du ikke er tilfreds med den måde dine data håndteres på, kan du sende en klage til Datatilsynet. Vi håber dog, at du vil kontakte os først, så vi kan forsøge at løse problemet for dig på en tilfredsstillende måde.
  

3 Hvem behandler vi personoplysninger om?

Vi behandler personoplysninger om:

• Kontaktpersoner og IT-brugere hos kunder
• Kontaktpersoner hos potentielle kunder
• Kontaktpersoner hos leverandører og partnere
• Besøgende på hjemmesiden
• Jobansøgere
• Medarbejdere
• Tidligere medarbejdere
  
  

4 Sådan indsamler vi personoplysninger:

Det er frivilligt at give os personoplysninger, men for at gennemføre en transaktion har vi brug for en række oplysninger fra dig.

Vi behandler personoplysninger, når du:

• Køber vores produkter/services
• Kontakter os via telefon, SMS, vores hjemmeside, e-mail eller sociale medier
• Tilmelder dig vores nyhedsbrev
• Tilmelder dig vores arrangementer
• Svarer på en spørgeundersøgelse
• Besøger vores hjemmeside
• Ansøger om et job hos os eller er ansat hos os
• Er en af vores leverandører eller partnere
  

Vi bruger også cookies og andre sporingsteknologier når du besøger Onitios websteder, bruger vores applikationer/tjenester og kommunikerer med os via e-mail. Dette gør vi for at forbedre din oplevelse med Onitio, vores produkter og vores websteder. Du kan finde mere information om dette i cookiepolitik.


5 Formål, retsgrundlag og opbevaring

I overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, kan personoplysninger behandles på grundlag af:

• Dit samtykke
• En kontrakt, vi har indgået
• En juridisk forpligtelse
• For at beskytte den registreredes eller en anden fysisk persons vitale interesser
• For at udføre en opgave i offentlighedens interesse eller som led i offentlig myndighedsudøvelse
• En legitim interesse, som vi mener at have
  

Som regel bør persondata ikke behandles og opbevares i længere tid end det er nødvendigt at opfylde formålet med behandlingen. Hvis vi behandler dine personoplysninger baseret på en legitim interesse, som vi mener at have, kan du gøre indsigelse mod behandlingen ved at kontakte os. Vi vil derefter vurdere din indsigelse og give dig et hurtigt svar.

For at overholde dette gennemfører vi årlige GDPR-reviews, hvor vi formelt vurderer og gennemgår vores håndtering af personlige data. Formålet er at ændre, opdatere og om nødvendigt slette persondata.

Vi opbevarer data, så længe vi er forpligtede til at gøre det i henhold til gældende juridiske forpligtelser såsom regnskabs-, skatte- eller ansættelseslove og/eller andre relevante regler og bestemmelser. Du kan til enhver tid kontakte os, hvis du ønsker, at vi ikke længere behandler dine personlige data eller du ønsker vi sletter dine personlige data. Vi kan dog ikke kan slette personlige data, som vi er juridisk forpligtede til at behandle.

Vi har procedurer der sikrer, at personoplysninger slettes fra alle relevante systemer når vi ikke længere har et formål og/eller et retsgrundlag for at fortsætte behandlingen af dem.

Regnskabsmateriale opbevares i op til 5 år i overensstemmelse med bogføringsloven.


6 Sådan behandler vi personoplysninger

Herunder finder du detaljerede oplysninger om hvornår og hvordan vi behandler dine personoplysninger, til hvilke formål, på hvilket retsgrundlag og i hvor lang tid. Vi behandler personoplysninger når:

Du kommunikerer med os

Når du giver os dit visitkort eller kontakter os via vores hjemmeside (kontaktformularer, kommentarsektioner, chat eller lignende), via e-mail, over telefonen (opkald, sms'er) eller via sociale medier behandler vi personoplysninger. Afhængigt af hvor og hvordan du kontakter os kan dette omfatte dit navn, kontaktoplysninger, IP-adresse og andre oplysninger, du vælger at give.

Formålet er at svare på dine henvendelser, registrere kommunikation og have dokumentation i tilfælde af, at vi modtager klager, lovkrav eller juridiske krav.

Det juridiske grundlag kan være:

• Dit samtykke.
• En kontrakt, vi har indgået.
• En legitim interesse, som vi mener at have, som at svare på dine henvendelser, føre et kommunikationsregister og have dokumentation i tilfælde af, at vi modtager klager, lovkrav eller juridiske krav.

Vi gennemgår, arkiverer og sletter kommunikation efter behov og minimum en gang om året.

Du køber vores produkter og tjenester

Når du køber produkter og tjenester hos os behandler vi personoplysninger som dit navn, kontaktoplysninger, ordre- og betalingsoplysninger og købshistorik.

Formålet er at levere produkter og tjenester til dig baseret på din ordre/dit køb, opretholde en historik over solgte produkter og tjenester og på anden måde administrere og følge op på vores kundeforhold med dig.

Det juridiske grundlag kan være:

• Dit samtykke.
• En kontrakt, vi har indgået.
• En legitim interesse, som vi mener at have såsom at svare på dine forespørgsler, opretholde en oversigt over kommunikation og have dokumentation i tilfælde af, at vi modtager klager, lovkrav eller juridiske krav.
  

Markedsføring i eksisterende kundeforhold

Når du bliver kunde hos os behandler vi persondata som nævnt ovenfor. Hvis du har et eksisterende kundeforhold hos os, kan vi sende dig markedsføringsmateriale via e-mail i overensstemmelse med markedsføringslovens § 15. Retsgrundlaget for dette vil være en legitim interesse, men kan også være baseret på dit samtykke.

Formålet med markedsføringen er at yde fremragende kundeservice.

Du kan til enhver tid afmelde dig markedsføringsmails. Oplysninger om hvordan du afmelder dig findes i alle markedsføringsrelaterede e-mails.

Oplysningerne behandles så længe kundeforholdet eksisterer eller indtil du fravælger markedsføringslisten.

Du søger et job hos os eller er ansat hos os

Når du søger et job hos os behandler vi personoplysninger som dit navn, kontaktoplysninger, CV og andre oplysninger, som vi har brug for til at vurdere din ansøgning.

Det juridiske grundlag kan være:

• Dit samtykke.
• En kontrakt, vi har indgået.
• En legitim interesse, som vi mener at have.
  

Det juridiske grundlag kan variere afhængigt af hvor vi er i rekrutteringsprocessen og hvilken type stilling der er tale om.

Oplysningerne slettes når en kandidat er valgt til jobbet, medmindre du har givet samtykke til, at vi må opbevare dine oplysninger i en længere periode i tilfælde af du ønsker at søge et job på et senere tidspunkt. I så fald skal samtykket fornyes årligt.

For medarbejdere behandler vi personoplysningerne nævnt ovenfor samt oplysninger, der er nødvendige for lønbehandling og overordnet ansættelsesadministration.

Det juridiske grundlag kan være:

• Dit samtykke.
• En kontrakt, vi har indgået.
• En legitim interesse, som vi mener at have.

De fleste medarbejderoplysninger behandles i overensstemmelse med ansættelsesaftalen og slettes typisk når ansættelsesforholdet ophører, medmindre specifikke årsager (f.eks. tvister om opsigelse eller afskedigelse) gør, at det er nødvendigt at opbevare dem i en længere periode.

Du tilmelder dig et arrangement

Når du deltager i vores gratis arrangementer behandler vi persondata som dit navn og dine kontaktoplysninger. Hvis det drejer sig om betalte arrangementer indsamler vi også ordre- og betalingsoplysninger. Formålet er at udbyde relevante kurser, foredrag og workshops eller at opfylde aftaler om planlagte arrangementer.

Det juridiske grundlag kan være:

• Dit samtykke.
• En kontrakt, vi har indgået.
• En legitim interesse, som vi mener at have.
  

Vi kan også bruge dine personlige data til at sende dig en spørgeundersøgelse om det arrangement du deltog i og eventuelt invitere dig til andre lignende arrangementer. Retsgrundlaget i dette tilfælde er en legitim interesse i løbende at forbedre vores produkter og tjenester og give dig god kundesupport.

Opbevaringsperioden for disse oplysninger afhænger af arrangementstypen, men de slettes typisk senest 12 måneder efter arrangementet.

Du svarer på en spørgeundersøgelse

Vi informerer dig altid om formålet med vores spørgeundersøgelser og om hvorvidt de er anonyme eller ej. Vi deler ikke oplysningerne med andre og bruger dem kun til de formål, vi har angivet. I anonyme spørgeundersøgelser indsamler vi ikke personlige data.

Det juridiske grundlag for ikke-anonyme spørgeundersøgelser kan være:

• Dit samtykke.
• En kontrakt, vi har indgået.
• En legitim interesse, som vi mener at have.

Du er leverandør eller samarbejdspartner

Når du indgår en aftale med os som leverandør, samarbejdspartner eller databehandler, behandler vi personoplysninger som dit navn, kontaktoplysninger og korrespondance.

Formålet er at indgå en aftale med dig og retsgrundlaget kan være:

• En kontrakt, vi har indgået.
• En legitim interesse, som vi mener at have.
  

Oplysningerne opbevares så længe vi har en løbende relation. Vi behandler persondata i forbindelse med generel korrespondance og kommunikation som beskrevet ovenfor.

Du bruger vores hjemmeside

Når du besøger vores hjemmeside, behandler vi personlige data i overensstemmelse med vores cookiepolitik. Formålet er at administrere vores hjemmeside, promovere virksomheden og svare på henvendelser fra besøgende. Retsgrundlaget for cookies, der lagrer eller behandler oplysninger og som falder ind under Electronic Communications Act § 2-7b, er samtykke gennem en browserindstilling og følger anbefalingerne fra den Bekendtgørelse af lov om elektroniske kommunikationsnet og -tjenester, som beskrevet her.


7 Hvem deler vi personlige data med?

For at kunne drive vores virksomhed effektivt og sikkert er vi nogle gange nødt til at dele dine personoplysninger. Det kan for eksempel være med:

• Databehandlere: udbydere af forskellige tjenester, der behandler dine personoplysninger på vores vegne.
• Professionelle rådgivere indenfor f.eks. jura, finans, regnskab, revision og forsikring.
• Brugersupport til IT- og administrative systemer.
• Offentlige myndigheder, som vi er forpligtede til at rapportere til.
  

Vi kræver af de enheder vi deler dine personlige data med, at de sikrer dine data i overensstemmelse med god praksis for informationssikkerhed og kravene i den generelle forordning om databeskyttelse. Vi indgår databehandleraftaler med alle dem, der behandler data på vores vegne og kræver fortrolighedsaftaler efter behov.

*Vi bruger databehandlere til:

• E-mail, kalender og digitale møder.
• Spørgeundersøgelser.
• Regnskab, økonomistyring og fakturering.
• Elektroniske underskrifter.
• Cloud storage.
• Nyhedsbreve.
  

Af sikkerhedsmæssige årsager har vi ikke navngivet dem, men du er velkommen til at kontakte os, hvis du vil vide mere.


8 Sikkerhed

Vi tager informationssikkerhed alvorligt og vi vil altid gøre vores yderste for at beskytte dine personlige data på den bedst mulige måde. Vi benytter forskellige sikkerhedsforanstaltninger, herunder:

• Stærke adgangskoder.
• Kryptering af data.
• Adgangskontrol.
• Regelmæssige sikkerhedskopieringer.
• Multifaktor-godkendelse.
  

Disse foranstaltninger beskytter vores data og forhindrer uautoriseret adgang til at se, ændre, slette eller på nogen måde påvirke de data vi gemmer, herunder dine personlige oplysninger.

Vi bruger kun velrenommerede udbydere af IT- og administrative tjenester såsom webhosting, hjemmeside- og pc-sikkerhed, antivirussoftware, e-mailtjenester, backup og meget mere. Vi tillader kun andre at få adgang til og/eller behandle dine personlige data i overensstemmelse med vores instruktioner og kun når det er strengt nødvendigt (f.eks. til IT-support).

Vi har procedurer for håndtering af brud på datasikkerheden. I tilfælde af et brud vil vi rapportere til Datatilsynet inden for 72 timer efter bruddet opdages. Hvis bruddet udgør en høj risiko for databeskyttelse, vil vi også underrette de berørte registrerede.

Denne politik om beskyttelse af personlige oplysninger blev sidst opdateret den: 27.11.2023.