Onitio strävar efter att upprätthålla en öppen affärskultur med hög etisk standard, som genomsyrar hela organisationen. För att hantera rapportering av eventuella oegentligheter, har Onitio utformat denna policy för Visselblåsning.
Denna policy beskriver processen kring rapportering och utredning av oegentligheter. Processen är beroende av medarbetares och andra intressenters rapporteringsvilja.
Visselblåsning kan utföras av vem som helst som upplever som uppmärksammar oetiska eller illegala aktiviteter. Detta inkluderar både befintliga och tidigare medarbetare, kunder, partners eller andra aktörer.
Rapportering av ärenden (“visselblåsning”) innebär att rapportera ett misstänkt eller potentiellt brott mot lag, företagspolicy eller etisk norm. Det kan exempelvis handla om:
Fara för liv eller hälsa
Fara för klimat eller omgivning
Korruption eller annan finansiell kriminalitet
Maktmissbruk
Oacceptabel arbetsmiljö
Läcka av personlig datasäkerhet
Mobbning, diskriminering eller kränkande särbehandling
Misstanke om brottslighet
Oacceptabla villkor inom företaget som påverkar medarbetare, leverantörer, kunder, företaget självt eller allmänheten
Omständigheter som kan exponera företaget för stor skada
Du har en generell skyldighet att rapportera om du är medveten om illegala handlingar eller omständigheter som kan innebära skada för någons liv eller hälsa, såväl som disrkiminering eller trakasserier på arbetsplatsen.
Det finns fyra olika kanaler att rapportera genom.
Du kan alltid rapportera direkt till din närmaste chef, dennes chef eller avdelningen för People & Culture (HR). Du kan också rapportera till en representant för ditt fackförbund, skyddsombud eller skyddskommitté. Ärenden som rör högsta ledningen kan rapporteras till Legal Councel och/eller styrelseordförande för Onitio Group.
Ärenden kan också rapporteras genom en dedikerad, krypterad, anonym visselblåsningskanal som framtagits av Onitio Group i samarbete med Advokatfirman Wiersholm AS. Visselblåsningskanalen tillhandahålls av en extern partner; Whistleblower Software. Rapporter genom denna kanal hanteras av Legal Counsel och People & Culture Director, som utvärderar alla inrapporterade ärenden och beslutar om nästa steg. Om dessa mottagare skulle vara frånvarande kommer ärenden att hanteras av Advokatfirman Wiersholm. Vanligen kommer ärendet sedan att hanteras vidare av lokalt ansvarig för People & Culture i samarbete med Legal Councel. Läs mer om hanteringen av rapporter här nedan.
Ifall intern rapportering inte är möjlig, kan visselblåsare välja att rapportera sina ärenden till lämplig publik myndighet.
Visselblåsare kan också rapportera sina ärenden till allmänheten, exempelvis genom media inklusive sociala media. Rätten att visselblåsa till allmänheten är villkorad att medarbetaren agerar i god tro gällande innehållet i sitt ärende. Vidare behöver oegentligheten ha ett allmänintresse och ärendet måste tidigare ha blivit inrapporterat internt och/eller externt till myndighet utan att ha blivit korrekt hanterat. Kravet på att en visselblåsarrapport först ska hanteras internt och/eller externt via myndighet gäller såvida det inte finns skäl att anta att visselblåsningen där inte skulle få någon effekt.
Tillvägagångssätt för rapportering
Om du är osäker på huruvida du ska skapa en rapport eller inte, och av olika anledningar inte önskar att lyfta ärendet med din chef, dennes chef eller skyddsombud inom företaget, kan du kontakta Director People & Culture Nordics eller Legal Councel. Om du inte vill skapa en skriftlig rapport kan du kontakta dessa genom telefonsamtal eller efterfråga ett möte. Ärenden rörande dina egna anställningsvillkor är normalt ej att betrakta som ett visselblåsarärende. Detta kan exempelvis handla om: Missnöje med lönenivå, arbetsbelastning, arbetsfördelning eller personliga konflikter. Vi ber att du istället lyfter denna typ av frågor med din närmaste chef eller dennes chef, så att ärendet kan hanteras på korrekt nivå internt inom organisationen.
Felaktigheter i utfört arbete eller kvalitetsavvikelser ska hanteras genom IMS som du hittar på ditt intranät.
När du rapporterar ett ärende, ska du som visselblåsare tillhandahålla så mycket detaljerad information som möjligt, inkluderat:
En tydlig beskrivning av vad som hänt
Namn på involverade individer (om känt)
Datum, tider och platser för det inträffade
All dokumentation och bevisning
Egen kontaktinformation (om ej önskan finns att vara anonym)
Visselblåsarens rättigheter
Företaget är ålagt att skydda visselblåsare från all form av repressalier eller konsekvenser som följd av att rapportera sitt ärende i god tro. Visselblåsare som träder fram med genuina intentioner kommer inte att drabbas av någon form av diskriminering, trakasserier eller negativa konsekvenser för sin anställning.
Konfidentialitet upprätthålls så långt det är möjligt och all form av repressalier leder till disciplinära åtgärder.
Att hämnas på en visselblåsare är strikt förbjudet och kommer att mötas med disciplinära åtgärder, upp till och inklusive avslut av anställning eller avtal. All oönskad aktivitet som konsekvens av eller svar på en visselblåsares rapport räknas som hämnd.
Att avsiktligt och medvetet rapportera felaktig eller missledande information anses som rapportering i ond vilja och är inte skyddad av dessa rättigheter. Sådan rapportering kan tvärtom resultera i disciplinära åtgärder upp till och inklusive avsked.
Onitio´s hantering av rapporter
Alla rapporter kommer att utvärderas noggrant. Allvarsgraden av det inrapporterade ärendet kommer att påverka hanteringen. Detta behöver du känna till om processen:
Alla ärenden tas på allvar
Den rapporterande personen ska inom rimlig tid få en bekräftelse på att dennes rapport har tagits emot, tillsammans med en indikation på hur ärendet kommer att hanteras och hur lång tid processen väntas ta
Personen som ärendet gäller ska, som en norm, informeras om innehållet i notifikationen och ges möjlighet att berätta sin sida av det inträffade
Arbetsgivaren ska så långt det är möjligt genomföra utredningen utan att avslöja identiteten på visselblåsaren till någon annan än de som har behov eller rättighet till sådan information
GDPRs regler om rättighet till information och tillgång för visselblåsaren och personen som ärendet rör ska respekteras genom hela processen. Personer som rapporten rör har rätt att få information om visselblåsarens identitet, såvida det inte finns skäl för undantag.
Arbetsgivaren ska initiera lämplig utredning och säkerställa att ärendet på ett tillfredställande sätt har hanterats innan beslut fattas.
Arbetsgivaren måste överväga om specifika åtgärder behöver vidtas för att bevara intressen för involverade parter, innan en slutsats kan nås.
Processen ska dokumenteras skriftligen, och ett beslut måste fattas om huruvida censur eller utelämnande har ägt rum.
Parterna ska informeras om slutsatsen så snart som möjligt.
«Om lämpligt, ska arbetsgivaren implementera korrigerande åtgärder.»
